الاتصال الداخلي

ولأن المفهوم يغيب كثيرا عن العديد من المنظمات الخاصة والعامة فيقتصر مفهوم الاتصال الداخلي على ارسال التعاميم والتخفيضات واعلانات الموظفين الجدد ووضع بعض صناديق الشكاوى والمقترحات، لذا سنتحدث في السطور القادمة عن مدى أهمية الاتصال الداخلي وارتباطه باستراتيجية المنظمة القصيرة والبعيدة المدى.

فما هو الاتصال الداخلي؟

الاتصال الداخلي أو ما يعرف اختصاراً IC هو التواصل ثنائي الاتجاه بين أصحاب العمل والإدارة والموظفين، ويشمل هذا الاتصال مجموعة من الرسائل التي تهدف إلى إعلام الموظفين بأحداث المستجدات بالمنظمة وإزالة اللبس والغموض والقضاء على الشائعات، وتُنقل هذه الرسائل عبر مجموعة من الوسائل التي تختلف من منظمة لأخرى، بهدف خلق بيئة عمل أكثر وضوحاً وترابطاً.

والاتصال الداخلي مهم لك سواء كنت تدير منظمة كبيرة او صغيرة فيجب أن تهتم بوضع استراتيجية للاتصال الداخلي قصيرة وبعيدة المدى، ويعتبر قسم الاتصال الداخلي في المنظمات الكبيرة والمتوسطة جزءاً من إدارة الاتصال المؤسسي، أما في المنظمات الصغيرة والمؤسسات الفردية فتؤول المسؤولية إلى قسم الموارد البشرية، وعلى الرغم من ذلك فإن الاتصال المؤسسي مسئولية الجميع داخل المنظمة سواء مدراء أو موظفين. 

لماذا عليك الاهتمام بالاتصال الداخلي في منظمتك؟

إن الاتصال الداخلي يمد الموظفين بالمعلومات الهامة حول أحدث المستجدات بالمنظمة والمنتجات الخاصة بها، ويوضح لهم أهميتهم ومكانتهم داخل المنظمة وما هي المهام المطلوبة منهم؟ ما هي أهداف المنظمة وما هو موقعهم ودورهم داخل تلك الأهداف؟ وهذا يجعل الموظفين أكثر ترابطاً وانتاجية ويربط الموظفين بعضهم ببعض ويقوي علاقاتهم وأيضا يعزز العمل الجماعي.

أهمية الاتصال الداخلي؟

·      لبناء وتقوية العلاقات بين الموظفين

·      تعزيز العمل الجماعي والإنتاجية واضافة الخبرات للموظفين

·      يساهم في نمو المنظمة وتحافظ على الشفافية وتبقي الموظفين على إطلاع

·      دورها المحوري في إدارة الأزمات بالمنظمة

·      تشكيل وبناء ثقافة المنظمة وتطوير بيئة العمل بُعدًا جديدًا لمكان العمل

·      زيادة تفاعل الموظفين مع المنظومة ومنتجاتها وخدماتها

·      يعزز النظرة الشمولية لدى الموظفين عن المنظمة

ومن المهم ايضاً تشجيع الاتصال ثنائي الاتجاه للتأكد من توافق المديرين والموظفين مع رؤية المنظمة، لذا ننصحك بتشجيع موظفيك على التفاعل وإبداء رأيهم، واحرص دائماً على معرفة رد فعل موظفيك حول القرارات الجديدة والسياسات التي تتبعها المنظمة.

لأنه يبقي الموظفين على اطلاع ويعزز مبدأ الشفافية فوفقاً لتقرير بيانات Bambu فإن 80% من الموظفين يريدوا أن يبقيهم صاحب العمل على اطلاع دائم بأخبار المنظمة حيث قال 77 % منهم أن ذلك يساعدهم في وظائفهم بينما قال 66% أنها تساعدهم على بناء علاقات أفضل مع زملائهم، قال 63% منهم أنها تساعدهم على أن يصبحوا مدافعين عن المنظمة وإخبار الآخرين عن شركتهم. وقد وجد معهد ماكينزي أن انتاجية الموظفين تزيد بنسبة 20-25% في المؤسسات التي يرتبط فيها الموظفون ارتباطاً جيداً. 

ويكون للاتصال الداخلي الجيد دور أيضاً في معالجة الأزمات التي تمر بالمنظمة إضافة لدوره في تشكيل وبناء ثقافة المنظمة وتطوير بيئتها، كذلك تعزيز ثقة الموظفين في المنظمة وفي فريقها الإداري، وتشكل الاستبيانات التي يبنيها فريق الاتصال الداخلي وسيلة استقصائية لانطباعات الموظفين والتحديات التي يواجهونها وتوقعاتهم عن المنظمة. 

ماذا يحصل عندما يغيب الاتصال الداخلي عن منظمتك؟

فعند غياب الاتصال الداخلي الجيد أو ضعف دوره عبر تحجيمه ونقل مسؤولياته إلى إدارات أخرى في كثير من المنظمات يدفع إلى اضعاف أو انعدام دوره، ويعود هذا لمجموعة من الأسباب أهمها عدم فهم الدور الحقيقي للإدارة إضافة لعدم وجود استراتيجية واضحة وغياب الأدوات اللازمة لتنفيذ الاتصال الداخلي الجيد من وسائل اتصال او عاملين متمرسين ومدربين، فيكون له انعكاساته على المنظمة، حيث تشير دراسة اجريت في شركة آي بي إم إلى أن 44% من الموظفين يشعرون بأن المديرين لا يقدمون معلومات واضحة حول رؤية المنظمة، بينما 72% من الموظفين ليس لديهم فهم كامل لاستراتيجية المنظمة، وفي دراسة أخرى لـ سمارب وجدوا أن 52% من الموظفين يحسون بالضغط النفسي لضعف التواصل داخل المنظمة وهذا أدى لفشلهم في انهاء مشاريعهم بنسبة 44% وأدى إلى أن ما نسبته 31% فشلوا في تحقيق أهدافهم الوظيفية خلال السنة.

وتشير البيانات أيضاً والصادرة من آي أي بي سي إلى أن 60% من أصحاب العمل ليس لديهم خطة اتصال داخلية طويلة الأجل، على الرغم من أن خبراء الاتصال الداخلي ينصون على أن تحسين الاتصال الداخلي يجب أن يكون الأولوية الأولى.

فمن المهم أن يطور الرئيس التنفيذي لأي منظمة رؤية المنظمة وأهدافها مع بيان مهمتها واستراتيجيتها وذلك لجعل الموظفين أكثر حماساً، ويوجد أيضاً طريقة لإشراكهم في تنفيذ الأهداف.

في النهاية                                                                                                     

 لا تنسى أنك إذا أظهرت الاهتمام بموظفيك فهم سفراء علامتك التجارية وواجهة منظمتك، فالموظف الراضي عن منظمته يبذل قصارى جهده لنجاحها، ويتحول لمسوقاً لها في الخارج، ويكون أكثر شغفاً بالعمل وأكثر تحملاً وتفهماً لما تمر المنظمة به من أحداث غير سعيدة.