لماذا تعتبر العلاقات العامة أكثر أهمية مما يعتقد البعض؟

إذا كان لديّ فقط دولار واحد متبقي، سأنفقه على العلاقات العامة، هذه الكلمات التي قالها بيل غيتس مؤسس شركة مايكروسوفت، تعكس قيمة العلاقات العامة في نجاح المنظمات إنها استراتيجية قوية يمكن الاعتماد عليها للتواصل مع العالم الخارجي للمنظمة، غالبًا ما يعتقد بعض أصحاب الأعمال أن قيمة العلاقات العامة تقتص على التواصل في العالم الحقيقي، ولكن في الواقع، لها أهمية كبيرة أيضًا في العالم الرقمي.

فما هي العلاقات العامة؟

هناك العديد من التعاريف التي تصف مفهوم العلاقات العامة، في محاولة للوصول إلى التعريف الأدق لدورها في عالم الأعمال اليوم. أحد هذه التعاريف، المقررة من قبل جمعية العلاقات العامة الأمريكية (PRSA)، تصف العلاقات العامة على أنها "عملية اتصال استراتيجية تبني علاقات ذات منفعة متبادلة بين المنظمات وجماهيرها". ولكي يتم تحقيق أهداف العلاقات العامة بفاعلية، وبناء التواصل الاستراتيجي مع الجماهير، هناك مجموعة من المهام التي يجب تنفيذها لتحقيق المنفعة المتبادلة حيث يمكن تقسيم مهام العلاقات العامة إلى ثلاثة مهام أساسية:

1. التواصل الفعّال مع الجهات الخارجية:

تقوم العلاقات العامة بدور التواصل مع مختلف الجهات الخارجية، بما في ذلك وسائل الإعلام، الصحافة، الحكومات، وغيرها من الأطراف التي يمكن أن تتعامل معها المنظمة، يهدف هذا التواصل الفعّال إلى تعزيز وجود المنظمة في المجتمع وخلق صورة إيجابية عنها. يمكن أن يشمل هذا التواصل كتابة البيانات الصحفية وإرسالها للنشر، وإدلاء التصريحات وتمثيل الشركة في المؤتمرات والفعاليات، والرد على أي استفسارات توجه المنظمة.

2. الدعاية للأحداث الجديدة للشركة:

في الوقت الحالي، تنظم المنظمات فعاليات ومؤتمرات للترويج للأحداث الجديدة التي تخصها، مثل إطلاق منتج جديد أو مناقشة قضايا مهمة، تتحمل العلاقات العامة مسؤولية تنظيم هذه المهام وتقديم عروض ترويجية للمنظمة، والإعلان عن هذه الأحداث بطرق إبداعية. على سبيل المثال، قامت شركة شاومي في مرة من المرات بإعلان تغيير تصميم شعار الشركة، ونظمت مؤتمرًا لشرح التغييرات، بالرغم من أنه قد يكون تعديلًا بسيطًا في الشكل، إلا أن الشركة نجحت في تسليط الضوء على هذا التغيير بشكل ذكي، واستفادت منه في جذب اهتمام الناس والحديث عنه.

3. تقديم الاستشارات لإدارة المنظمة:

تقدم العلاقات العامة استشارات لإدارة المنظمة فيما يتعلق بالقضايا العامة والتحديات التي تواجهها المنظمة حيث تساعد في تحديد كيفية التفاعل مع مختلف المواقف والحفاظ على سمعة المنظمة وتعزيزها، سواء في الأوقات الجيدة أو الصعبة. بالإضافة إلى ذلك، فإن إدارة العلاقات العامة قد تقوم بكتابة الخطابات التي يلقيها المسؤولون في المنظمة ، حيث يتمتعون بفهم عميق لاحتياجات الجمهور وقدرتهم على صياغة خطابات فصيحة تحمل عبارات قوية ومؤثرة تساهم في تحسين الوضع.

أهمية العلاقات العامة في المنظمات

تلعب العلاقات العامة دورًا حيويًا في تعريف المنظمات للمؤسسات الأخرى في المجتمع، ولكن لا يقتصر دورها على ذلك فحسب، بل يمكن استغلالها أيضًا في الترويج للمنتجات والخدمات، وتناول الأزمات التي تواجهها المنظمات. وفيما يلي يمكن توضيح أهمية العلاقات العامة في النقاط التالية:

1. تعزيز التواجد الإلكتروني للمنظمة:

على الرغم من أن بعض الأشخاص قد يعتقدون أن دور العلاقات العامة يقتصر على التسويق التقليدي أو الحضور الشخصي، إلا أنها في الواقع تلعب دورًا مهمًا في العالم الرقمي أيضًا. فهي تساهم في تعزيز التواجد الإلكتروني للمنظمة وبناء حضور قوي لها، مما يساعدها على الوصول بسهولة إلى الجمهور المستهدف، ويضمن هذا التواجد القوي للمنظمة القدرة على التفاعل بسرعة لحل المشكلات واستغلال الفرص المتاحة. ويمكن رؤية هذا الدور في البيانات الصحفية التي تصدرها المنظمة واستخدام المؤثرين في التحدث عنها، مما يساهم في نشر رسائل صحيحة عن المنظمة. ويعتبر هذا التواجد القوي أساسًا يتم بناء النقاط الأخرى عليه.

2. زيادة مصداقية العلامة التجارية:

تساهم العلاقات العامة في زيادة مصداقية العلامة التجارية أمام الجمهور، حيث تعمل على بناء الثقة لدى الناس وتعزز التواصل بين المنظمة والعملاء. يسعى مسؤول العلاقات العامة إلى المشاركة في الفعاليات المختلفة أو التعاون مع المؤثرين في المجتمع للعمل معًا على الترويج للمنظمة، ويستند ذلك إلى التواجد القوي الذي تم بناؤه عبر الإنترنت مسبقًا، وتساهم العلاقات العامة أيضًا في تحسين صورة المنظمة في نظر الناس، خاصة في ظل انتشار سريع للأفكار الخاطئة نتيجة لبعض المعاملات مع العملاء أو التجارب الشخصية السلبية. لذا، يمكن للعلاقات العامة توضيح الأمور وتحسين الصورة أمام العملاء، مما يجعلهم يشعرون بأن المنظمة تهتم بهم وتسعى للصالح العام، وتوضيح الوضع الحالي بصدق وصراحة، وبالتالي تزيد مصداقية الشركة.

3. زيادة مبيعات المنظمة:

تلعب العلاقات العامة الدور التسويقي في زيادة المبيعات والأرباح، حيث تحسن سمعة المنظمة في المجتمع وتشجع العملاء المحتملين على التعامل مع المنظمة وشراء منتجاتها أو خدماتها. كما يسعى مسؤول العلاقات العامة إلى إرسال البيانات الصحفية إلى الصحف والمجلات للإعلان عن أي جديد للمنظمة ومستجداتها، باختصار يمكن القول إن العلاقات العامة تلعب دورًا حيويًا في نجاح المنظمات، حيث تساهم في تعزيز التواجد الإلكتروني، وزيادة مصداقية العلامة التجارية، وزيادة مبيعات المنظمة. ومن خلال استخدام استراتيجيات العلاقات العامة بشكل فعال، يمكن للمنظمات بناء صورة إيجابية حولها وتحقيق النجاح في سوق الأعمال.

4. دور العلاقات العامة في إدارة الأزمات:

دور العلاقات العامة في إدارة الأزمات يعتبر أمرًا حيويًا بالنسبة للعديد من المنظمات. فهي تهدف إلى استخدام قدرات متخصصي العلاقات العامة للتعامل مع التحديات ومواجهة غضب المجتمع والرد على الاتهامات التي توجه للمنظمة، مع الالتزام بحل المشكلات.

على سبيل المثال، تجلى دور العلاقات العامة في شركة فيسبوك عندما واجهت اتهامات بشأن انتهاك خصوصية البيانات التي قد تكون تأثرت على انتخابات الرئاسة الأمريكية في عام 2016. لم تنكر الشركة الأحداث، بل قدمت تصريحًا يعترف بوقوع شيء ما، دون الاعتراف بتورطها مباشرة، مع التأكيد على تعهدها بالعمل على حفظ الخصوصية والأمان.

يهدف هذا النوع من الردود إلى تهدئة الغضب وتحويل انتباه الجمهور إلى جهود الشركة في تحسين الأوضاع، بدلاً من التركيز على المشكلة الأساسية. ولتحقيق ذلك، يتطلب الأمر مهارة في صياغة البيان المناسب وضمان ملاءمته للوضع، مع تحسين صورة الشركة. من الأمور الهامة في إدارة الأزمات هو الالتزام بأخلاقيات المهنة وعدم الكذب على الجمهور.

ختامًا، وظيفة العلاقات العامة هي وظيفة أساسية لبقاء المنظمة ونجاحها، سواءً كان ذلك من خلال إدارة متخصصة، أو من خلال إدارة المنظمة ذاتها. في النهاية المهم هو الوصول إلى الهدف الأساسي، وهو تحسين صورة المنظمة، وخلق علاقة ناجحة ذات منفعة متبادلة مع جميع الأطراف الخارجية.